Alutaguse Vallavalitsuse privaatsuspõhimõtted

 

Alutaguse Vallavalitsus kohaliku omavalitsusüksusena töötleb isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutusele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Määrusest (EL) 2016/679 isikuandmete kaitse seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

Töötleme isikuandmeid vaid meil lasuvate ülesannete täitmiseks ning seadusega lubatud ulatuses. Kohaliku omavalitsuse üksuse ülesanded, mille käigus võib vajalikuks osutuda ka isikuandmete töötlemine, tulenevad eelkõige kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse §-st 6 ja muudest õigustloovatest aktidest. Nende ülesannete täitmisel koguneb meile isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks.

Millistel juhtudel isikuandmeid töödeldakse?

1. Selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude esitamisel

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku algatus selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude saatmisel. Sellisel juhul kasutatakse Teie isikuandmeid Teile vastamise eesmärgil. 

Kui vastamiseks on vajalik teha täiendavaid järelpärimisi, avaldatakse Teie isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik.

Kui saadetud selgitustaotlusele/märgukirjale/teabenõudele vastamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse pöördumise nimetatud asutusele ja Teid teavitatakse edastamisest.

Seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed olema nähtavad valla dokumendiregistri avalikus vaates, mistõttu registreeritakse eraisikute poolt saadetud kirjad nimetatud registris. Eraisikust kirja saatja või saaja nime ei avalikustata ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid. Kui pöördumine on juriidilise isiku või asutuse nimel, tuleks Teil kasutada mitte era- vaid tööalaseid kontaktandmeid. Tööalased kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.

Juhul, kui saadetud kiri sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistatakse see registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust ning võimalike juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitatakse 5 aastat, misjärel kuuluvad selle tähtaja ületanud dokumendid hävitamisele.

2. Kaebuse/vaide esitamisel või Teie vastu esitatud kaebuse puhul

Kaebuse/vaide esitamisel või kui Teie peale kaevatakse, kasutatakse Teie isikuandmeid nimetatud asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldatakse kaebuse/vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Kui saadetud kaebuse/vaide läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse kaebus nimetatud asutusele ja Teid teavitatakse edastamisest.

Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:

  • e-posti teel (e-kirju üldjuhul ei krüpteerita);
  • posti teel liht- või tähitud kirjana.

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mille isik on ise avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist. Samuti kasutatakse isiku ametlikku e-posti aadressi (isikukood@eesti.ee, registrikood@eesti.ee).

Seaduse kohaselt on kaebuste/vaiete andmestik nähtav dokumendiregistri avalikus vaates, kus eraisikute andmeid ei avalikustata. Avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisiku nime initsiaalid.

Kaebusi/vaideid ja sellealast kirjavahetust säilitatakse 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

3. Väärteomenetluse puhul, kui isik on menetluse osapooleks

Olles väärteomenetluse osapooleks, töödeldakse Teie isikuandmeid väärteomenetluse läbiviimise eesmärgil. Väärteomenetluse läbiviimist reguleerivad üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik ja kriminaalmenetluse seadustik.

Väärteoteate esitaja andmed avaldatakse teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust.

Menetlusosalisteks on menetlusalune isik ja tema kaitsja. Menetlusosalised saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras.

Väärteomenetluse seadustiku kohaselt ei loeta kaebuse/väärteoteate esitajat menetlusosaliseks. Materjalidega tutvumiseks peab väärteoteate esitaja esitama teabenõude, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris. Enda kohta saab tasuta küsida kõiki registriandmeid. Teise isiku väärteokaristuse kohta antakse küsijale teavet, kui trahvi suurus on vähemalt 50 trahviühikut või väärtegu on pandud toime korduvalt. Teise isiku kohta karistusregistri andmete küsimisel tuleb elektroonilise päringu eest maksta tasu ning paberdokumendi eest riigilõiv. Teatud isikuandmeid (aadress, kodakondsus jms) ning alaealise karistusandmeid ei väljastata. Täpsed nõuded karistusandmetele juurdepääsu kohta on karistusregistri seaduse 3. peatükis.

Seadus lubab väärteomenetlustega seotud asjaolusid avalikustada üksnes erandlikel juhtudel (väärteomenetluse seadustiku § 62). Seda õigust kasutab vald vaid tungival vajadusel, hoidudes asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamisest. Muuhulgas jätab vallavalitsus endale õiguse anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi juhul, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette. Vald ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

4. Külastades vallavalitsuse võrgulehti, osaledes küsitluses, registreerudes üritusele, helistades üldtelefonile

Võrgulehtede külastamise andmeid töödeldakse üksnes isikustamata kujul külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal lehekülgi arendada ja külastajatele mugavamaks muuta.

Kodulehe kaudu e-vormide keskkonda sisse logimisel töödeldakse Teie isikuandmeid eesmärgiga võimaldada Teil täita vastav vorm.

Küsitlusel osalemisel avaldatakse andmeid statistika tegemise eesmärgil üksnes isikustamata kujul.

Üritustele registreerimisel töödeldakseTeie isikuandmeid üritusel osalejate nimekirja koostamiseks ja vajadusel Teiega ühenduse võtmiseks.

Üldtelefonile helistamisel töödeldakse Teie isikuandmeid üksnes Teie poolt avaldatud ulatuses Teile info andmise eesmärgil. Telefonikõnesid ei salvestata.

5. Tööle kandideerimisel

Kandideerides tööle vallavalitsusse või valla hallatavasse asutusse, töödeldakse Teie poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata Teie sobivust vastavale teenistuskohale.

Sobivuse hindamiseks kogutakse Teie kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Teil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.

Eeldatakse, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et nende poole teabe saamiseks pöördutakse.

Värbamisprotsessi raames saadud dokumente säilitatakse järgmistel eesmärkidel:

  • värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks - kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
  • paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest);
  • kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.

Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Millal edastatakse Teie isikuandmeid?

Ametiasutustes ning omavalitsusorganite töös avaldatakse isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt ehk asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses.

Kui keegi soovib teabenõude korras tutvuda dokumendiga, mis on juurdepääsupiiranguga, siis kontrollitakse, kas küsitud dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusesse. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust.

Vaatamata juurdepääsupiirangule väljastatakse dokument asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õiguslik alus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).

Kuidas säilitatakse Teie isikuandmeid?

Vallavalitsus lähtub põhimõttest, mille kohaselt Teie isikuandmeid töödeldakse seni, kuni see on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik.

Dokumente säilitatakse ette nähtud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.

Teie õigused

Igaühel on õigus küsida vallavalitsuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel.

Lähtuvalt isikuandemete kaitse seadusest on igal isikul õigus saada teada:

  • milliseid isikuandmeid tema kohta vallavalitsuses kogutakse ja on kogutud
  • millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse
  • millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud

Enda andmete töötlemise kohta on vallavalitsuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:

  • esitada kirjalik taotlus (Tartu mnt 56, Iisaku alevik, Alutaguse vald, Ida-Virumaa. E-post: info@alutagusevald.ee);
  • taotleda teabenõude avaliku teabe seaduse korras Teie isikuandmetega dokumentide väljastamist;
  • tutvuda Teie isikuandmetega dokumentide või registritega vallavalitsuses koha peal.

Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama.

Vallavalitsus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:

  • kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
  • takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
  • ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Riiklikest registritest, millesse andmeandja on vallavalitsus (Eesti rahvastikuregister, Pereregister,  majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik "Kodanikule") kaudu.

Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek vallavalitsusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule, andmekaitsespetsialistile või vallavalitsuse üldkontaktidele (tel 33 66 901, e-post info@alutagusevald.ee või post Tartu mnt 56, Iisaku alevik, Alutaguse vald, Ida-Virumaa). Paranduste tegemiseks võib vallavalitsus nõuda täiendavaid tõendeid.

Kui meil on toimunud isikuandmete töötlemisega seotud rikkumine

Kui vallavalitsuses toimub isikuandmete töötlemise rikkumisega seotud intsident, siis registreerime juhtunu ja vormistame selle kohta nõutud dokumendid.

Kui juhtunu kujutab endast tõenäolist ohtu Teie õigustele ja vabadustele, siis teavitame Andmekaitse Inspektsiooni.

Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame Teid juhtunust, et võimaldada ka Teil endal kasutusele võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

Kui rikkumine on toimunud või avastamise hetkel veel toimumas, siis kindlasti võtame kasutusele kõik vajalikud meetmed rikkumise lõpetamiseks ning tagajärgede leevendamiseks.

 

Isikuandmete töötlemise toiminguid puudutavate küsimuste korral saate pöörduda andmekaitsespetsialisti poole aadressil tairi.hytt@alutagusevald.ee või tulla vastuvõtule (vastuvõtuaeg ja koht leppida eelnevalt kokku telefonil 336 6902, 520 2014 või emaili teel).